POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous vous remercions de visiter notre site Web et de prendre connaissance de notre politique de confidentialité.

La présente politique explique comment Convergence Instruments recueille, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels. En utilisant nos services, vous acceptez l’ensemble des conditions énoncées ci-dessous.

Ce document comprend les éléments suivants:

  • Finalités de la politique de confidentialité;
  • Vos renseignements personnels;
  • Objectifs de la collecte de données;
  • Technologies de suivi et témoins (cookies);
  • Autres renseignements importants que vous devriez connaître ;
  • Vos droits.

 

1. Finalités de la politique de confidentialité

1.1 Identité

La présente police s’applique à Convergence Instruments, ainsi qu’à tous les produits et services offerts par Convergence Instruments, y compris CIData Solutions (collectivement, « Convergence Instruments », « nous », « notre » ou « nos »).

1.2 Mises à jour de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques. Le cas échéant, nous publierons la version révisée de la politique de confidentialité sur la page présente, en y indiquant une  nouvelle date de « dernière mise à jour ». La présente version est datée du 17 juillet 2026. Si nous apportons une modification importante ayant une incidence sur les renseignements personnels recueillis avant cette modification, nous pourrions, selon la nature de celle-ci, vous en aviser et, le cas échéant, solliciter votre consentement.

1.3 Utilisation des renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements, y compris des renseignements personnels, dans le cadre de la prestation de nos services et solutions, ainsi que pour communiquer avec vous et pour l’exploitation de nos activités commerciales.

1.4 Qu’entend-on par « renseignement personnel » ?

Aux fins de la présente politique, un « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement concernant une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement.

Dans la mesure du possible, nous pouvons anonymiser, dépersonnaliser et/ou regrouper les renseignements personnels de manière à ce qu’ils ne permettent plus d’identifier un individu.

2. Vos renseignements personnels

2.1 Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant dans le cadre de la prestation de nos services et de l’exploitation de nos activités, à des fins légitimes, notamment les suivantes:

  • La prestation et l’administration de nos produits et services;
  • La gestion de nos relations d’affaires avec nos clients, fournisseurs et partenaires;
  • La réponse aux demandes de renseignements et la fourniture de soutien à la clientèle;
  • Le respect de nos obligations légales et réglementaires; et
  • L’amélioration de nos services et de l’expérience utilisateur.

 

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires à ces fins.

Nous pouvons détenir vos renseignements personnels notamment si :

  • Vous êtes un client potentiel, actuel ou ancien, ou vous représentez, travaillez pour, ou êtes propriétaire d’un client potentiel, actuel ou ancien;
  • Vous participez à nos événements, recevez nos communications, prenez part à une promotion que nous organisons, ou visitez nos bureaux ou nos sites web.

 

2.2 Quels renseignements personnels recueillons-nous à votre sujet?

Selon la nature de vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

  • Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale ou de facturation;
  • Renseignements relatifs au compte : identifiants de connexion, identifiants de compte;
  • Données techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l’appareil, données d’utilisations du site web;
  • Renseignements liés aux transactions : renseignements nécessaires à la prestation des services ou aux traitements des demandes.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites dans la présente politique.

2.3. D’où recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons des renseignements personnels lors de la commande de produits, de l’utilisation de nos services infonuagiques ou de l’abonnement à notre liste d’envoi. Nous recueillons également des renseignements personnels dans le cadre de l’utilisation de notre site web, de nos services et de nos solutions.

3. Utilisations de vos renseignements personnels

3.1 Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de nombreuses façons, notamment pour les enregistrer, organiser, stocker, analyser, modifier, extraire, partager, supprimer ou les détruire.

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Exploitation, maintien et gestion de nos activités : Si vous êtes l’un de nos clients (actuels ou potentiels) ou fournisseurs, ou un représentant de ceux-ci, nous recueillons des renseignements personnels afin de gérer notre relation (contractuelle) avec vous.
  • Demandes de renseignements et utilisation de nos services et solutions : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels tels que votre nom et vos coordonnées afin de répondre à vos demandes et de vous fournir de l’information sur nos produits, services et solutions. Lorsque vous utilisez nos services, nous pouvons recueillir certains renseignements personnels afin de réaliser des transactions, de faciliter votre utilisation quotidienne des services et solutions, notamment votre nom, votre adresse courriel et vos identifiants de connexion (par exemple, votre nom d’utilisateur).
  • Établissement de notre position juridique : Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, y compris les communiquer à nos conseillers juridiques, afin d’établir notre position juridique, notamment pour exercer ou défendre des recours.
  • Respect de la loi : Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale (par exemple, la tenue de dossiers), une procédure judiciaire ou des politiques internes. Nous pouvons également recueillir et communiquer des renseignements personnels conformément aux lois applicables et aux ordonnances des tribunaux et organismes de réglementation. Ces communications seront effectuées auprès des organismes et personnes dûment autorisées à recevoir ces renseignements.
  • Offre de services personnalisés : Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins d’analyse de données afin de développer et concevoir des produits et services pertinents qui répondent aux attentes.
  • Visiteurs de nos sites web : Nos sites web peuvent vous inviter à nous fournir vos renseignements personnels. Lorsque vous nous fournissez ces renseignements, nous les utilisons uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Nous utilisons des témoins (cookies) et des technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement de nos sites web, analyser leur utilisation, leur performance, et personnaliser le contenu. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement avant de déposer des témoins non essentiels. Vous pouvez gérer les préférences via les paramètres de votre navigateur ou notre outil de gestion des témoins.
  • Marketing : Nous utilisons vos renseignements personnels afin de communiquer avec vous au sujet de nos services, offres et mises à jour, de nous assurer que vous constituez un public pertinent, et d’effectuer des analyses à des fins de marketing.

 

3.2. Défaut de fournir vos renseignements personnels

Lorsque nous devons recueillir vos renseignements personnels en vertu de la loi ou afin de traiter vos instructions, de vous fournir nos services ou d’exécuter un contrat conclu avec vous, et que vous choisissez de ne pas fournir ces renseignements lorsque demandés, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de donner suite à vos instructions, de fournir nos services ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous cherchons à conclure avec vous.

3.3. Consentement

Nous traitons vos renseignements personnels sur la base de votre consentement ou lorsque cela est permis ou exigé par la loi. Lorsque le traitement de vos renseignements personnels repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement en tout temps. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse suivante : [email protected]. Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps en utilisant les mécanismes de désinscription ou les paramètres de compte disponibles, le cas échéant.

Une fois que nous aurons reçu la notification de votre retrait de consentement, nous ne conserverons plus vos renseignements personnels aux fins pour desquelles vous aviez initialement consenti, sauf si un autre fondement juridique justifie leur conservation. Veuillez noter que, lorsque nous nous utilisons vos renseignements personnels sur la base de votre consentement et que vous choisissez de le retirer, votre décision peut affecter notre capacité à vous fournir certains de nos produits et services.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

  • Dans l’éventualité où Convergence Instruments vendrait son entreprise ou procéderait à une autre opération commerciale (telle que la location d’actifs, des opérations de financement direct, une modification de la structure juridique, une réorganisation, une fusion, une coentreprise, une cession, un transfert ou toute autre forme d’aliénation de tout ou partie des activités, des actifs ou des actions de Convergence Instruments, y compris dans le cadre d’une faillite ou d’une procédure similaire). Dans un tel cas, nous effectuerons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), comme l’exige la loi.
  • Pour protéger les droits, les biens et la sécurité de Convergence Instruments et d’autrui : Ces renseignements seront communiqués conformément aux lois et règlements applicables. Cela inclut les cas où nous partageons des renseignements avec des tiers dans le cadre de procédures judiciaires, notamment lors de la communication de la preuve (discovery), ainsi qu’en réponse à des assignations et à des ordonnances de tribunaux;
  • Nous communiquons vos renseignements personnels à d’autres tiers, tels que des autorités publiques et gouvernementales, y compris des organismes de réglementation et des forces de l’ordre, lorsque cela est requis ou demandé afin de nous conformer aux exigences légales ou réglementaires;
  • Afin de nous conformer aux lois et règlements applicables, lesquels peuvent inclure des lois en vigueur à l’extérieur de votre pays de résidence;
  • Application de nos politiques;
  • Prévention et détection d’activités illicites: Afin de prévenir, d’enquêter et d’identifier les personnes ou les organisations susceptibles d’être impliquées dans des activités que nous estimons illégales ou susceptibles d’engager notre responsabilité juridique;
  • Dans les situations que nous considérons comme urgentes, comportant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne ou à des biens, lorsque nous estimons que les renseignements sont liés d’une quelconque manière à cette menace.

 

4. Autres informations importantes à savoir

4.1. Protection de vos renseignements personnels

Nous accordons une grande importance aux questions de sécurité. Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la destruction accidentelle, la perte ou la communication non autorisée. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont chiffrés et conservés sur des serveurs sécurisés (protégés par mot de passe et pare-feu). Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage de données ne peut être garanti comme étant sécurisé à 100%.

4.2. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels conformément à notre politique de conservation des données, qui classe tous les renseignements personnels que nous  détenons et précise la durée de conservation applicable pour chaque catégorie. Ces durées sont fondées en fonction des exigences des lois applicables en matière de protection des données ainsi que sur les finalités pour lesquelles les renseignements sont recueillis et utilisés, en tenant compte notamment des obligations légales et réglementaire de conservation pour une période minimale, des délais de prescription pour intenter des recours, des bonnes pratiques et de nos besoins d’affaires.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécurisée ou anonymisés.

5. Vos droits

5.1. Communiquer avec nous et exercer de vos droits

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante:

Bruno Paillard, Ph.D., Director
[email protected]
4160 Monseigneur-Moisan Street
Sherbrooke, Québec
J1L 2C1
CANADA

Sous certaines conditions, vous pouvez avoir le droit de nous demander de:

  • Vous fournir des renseignements supplémentaires concernant l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels;
  • Vous donnez accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • Mettre à jour toute inexactitude dans les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • Supprimer vos renseignements personnels lorsque nous n’avons plus de fondement légal pour les utiliser ;
  • Demander que nous cessions la diffusion de tout hyperlien associé à votre nom ou que nous procédions à sa désindexation lorsque cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
  • Retirer votre consentement, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, et ainsi mettre fin au traitement ;
  • Vous opposer à tout traitement fondé sur nos intérêts légitimes, sauf si nos motifs justifiant ce traitement prévalent sur vos droits en matière de protection des renseignements personnels ;
  • Restreindre l’utilisation de vos renseignements personnels pendant l’examen d’une plainte ;
  • Transférer vos renseignements personnels à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé, lisible par machine.

 

L’accès aux renseignements personnels ou leur rectification sera fourni, sur demande de la personne concernée, dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande. Si nous refusons de vous accorder l’accès à vos renseignements personnels ou d’y apporter des corrections, nous vous ferons parvenir un avis écrit dans ce délai de 30 jours, exposant les motifs de notre refus ainsi que les recours dont vous disposez pour contester cette décision.

Dans certaines circonstances, nous pourrions être amenés à restreindre l’exercice de vos droits afin de protéger l’intérêt public (par exemple, la prévention ou la détection d’infractions) ainsi que nos intérêts (par exemple, le maintien du secret professionnel).

Nous avons l’obligation de veiller à ce que vos renseignements personnels soient exacts et à jour. Nous vous invitons à nous aider à cet égard en nous informant de toute modification de vos renseignements personnels.

5.2. Votre droit de porter plainte

Si vous n’êtes pas satisfait de notre utilisation de vos renseignements personnels ou de notre réponse à toute demande que vous avez formulée en vue d’exercer vos droits, ou si vous estimez que nous avons contrevenu aux lois applicables en matière de protection des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité règlementaire compétente, soit la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), qui est l’autorité chargée de superviser la collecte, le traitement et l’utilisation de vos renseignements personnels au Québec.

Si vous ne savez pas quelle autorité supervise notre collecte et traitement de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse suivante : [email protected].